Datenschutzerklärung

1. Überblick & Allgemeine Informationen

Auf deutschdokumenteportal.de, einer Plattform, die allen Besuchern ohne zwingende Anmeldung oder kostenpflichtige Registrierung für die allgemeine Nutzung zur Verfügung steht, hat der Schutz und die Vertraulichkeit Ihrer personenbezogenen Daten höchste Priorität.

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie detailliert über unsere Betriebspraktiken hinsichtlich der Erhebung, Verarbeitung, Speicherung und des Schutzes personenbezogener Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie den geltenden nationalen Datenschutzgesetzen. Durch die Nutzung unserer Website oder die Kontaktaufnahme bezüglich Dokumenteninformationen und administrativer Unterstützung erklären Sie sich mit den hier beschriebenen Praktiken einverstanden.

2. Erhobene Daten und Art der Verarbeitung

Wir halten uns an den Grundsatz der Datenminimierung – es werden nur diejenigen Daten erhoben, die für die Bearbeitung Ihrer Anfragen und die ordnungsgemäße Erbringung unserer Dienstleistungen unbedingt erforderlich sind.

A. Technische Daten & Zugriffsdaten (Server-Logfiles)

Beim Aufrufen unserer Plattform übermittelt Ihr Browser automatisch technische Informationen an unsere Server-Logfiles. Dazu gehören:

  • IP-Adresse (sofern zutreffend anonymisiert)

  • Browsertyp und -version

  • Verwendetes Betriebssystem

  • Datum, Uhrzeit und Dauer des Zugriffs

  • Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)

B. Vom Nutzer bereitgestellte Informationen

Wenn Sie eine Anfrage übermitteln, eine Beratung anfordern oder unsere administrativen Dienstleistungen in Anspruch nehmen, können folgende Daten erhoben werden:

  • Kontaktdaten: Vollständiger Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer.

  • Bearbeitungsdetails: Informationen oder Unterlagen, die für die Prüfung, Bearbeitung oder Verifizierung Ihrer spezifischen Serviceanfrage erforderlich sind.

3. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen gemäß Art. 6 Abs. 1 DSGVO:

  1. Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Zur Bearbeitung Ihrer Anfragen, zur Bereitstellung geprüfter Dokumenteninformationen, zur Antragsunterstützung und zur Erfüllung vertraglicher Vereinbarungen.

  2. Kundenservice: Zur direkten Beantwortung Ihrer Anfragen, Beratungs- und technischen Supportanliegen.

  3. Rechtliche Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Zur Einhaltung gesetzlicher und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten.

  4. Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Zur Gewährleistung einer optimalen Website-Funktionalität, Verbesserung der Stabilität und Aufrechterhaltung der Cybersicherheit.

4. Vertraulichkeit & Weitergabe an Dritte

Ihre personenbezogenen Daten werden streng vertraulich behandelt.

  • Kein Verkauf oder kommerzielle Verwertung: Wir verkaufen, vermieten, handeln oder teilen Ihre personenbezogenen Daten oder Dokumentendetails nicht mit unbefugten Dritten.

  • Drittanbieter & Dienstleister: Eine Weitergabe an Dritte erfolgt ausschließlich dann, wenn dies zur Abwicklung Ihrer angeforderten Dienstleistung unbedingt erforderlich ist (z. B. sichere Zahlungsabwicklung oder essenzielle technische Infrastruktur) und nur im Rahmen konformer Auftragsverarbeitungsverträge.

5. Verbindung zur Rückerstattungs- & Aufbewahrungsrichtlinie

Ihre Datensicherheit ist eng mit unseren Qualitäts- und Rückerstattungsprotokollen verknüpft:

  • Keine Wiederverwendung: Für Sie verarbeitete Dokumente oder persönliche Verifizierungsdateien werden niemals weiterverkauft, wiederverwendet oder an Dritte übertragen.

  • Sichere Vorschau & Übermittlung: Alle Vorschau- und Verifizierungsverfahren sowie Dokumentenauslieferungen werden über sichere Ende-zu-Ende-Protokolle durchgeführt, um maximale Integrität und Vertraulichkeit zu gewährleisten.

6. Datensicherheitsmaßnahmen

Wir setzen umfangreiche technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen (TOMs) ein, um Ihre Daten vor versehentlicher oder unrechtmäßiger Zerstörung, Verlust, Veränderung oder unbefugter Offenlegung zu schützen:

  • SSL/TLS-Verschlüsselung: Sämtliche Kommunikationen zwischen Ihrem Browser und unserer Website werden nach aktuellen Industriestandards per SSL/TLS verschlüsselt.

  • Zugriffsbeschränkungen: Nur autorisiertes Personal mit strengen Vertraulichkeitsverpflichtungen hat Zugriff auf sensible Verarbeitungsumgebungen.

  • Sichere Speicherung: Die Datenhaltung erfolgt in hochsicheren Rechenzentren.

Hinweis: Trotz unserer strengen Sicherheitsstandards kann keine Datenübertragung über das Internet oder elektronische Speichermethode eine 100-prozentige, absolute Sicherheit garantieren.

7. Speicherdauer & Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es zur Erreichung der in dieser Erklärung genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. handels- und steuerrechtliche Vorgaben) vorschreiben. Nach Wegfall des jeweiligen Zweckes oder Ablauf der Fristen werden die Daten routinemäßig gelöscht oder anonymisiert.

8. Ihre Betroffenenrechte nach DSGVO

Nach dem europäischen Datenschutzrecht stehen Ihnen folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten zu:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen.

  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten Daten verlangen.

  • Recht auf Löschung / „Recht auf Vergessenwerden“ (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern die Verarbeitung nicht mehr erforderlich ist.

  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten unter bestimmten Voraussetzungen zu verlangen.

  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten.

  • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die auf Grundlage von berechtigten Interessen erfolgt, Widerspruch einzulegen.

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder technische Entwicklungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Version wird direkt auf deutschdokumenteportal.de veröffentlicht. Wir empfehlen Ihnen, diese Erklärung regelmäßig einzusehen.

10. Kontakt

Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zum Datenschutz haben oder Ihre Betroffenenrechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an unseren Support: